ลักษณะของกระบวนการสื่อสารระหว่างบุคคล: องค์ประกอบ หน้าที่ และการพัฒนาปรับปรุง

ในชีวิตประจำวัน เราสร้างความสัมพันธ์กับผู้อื่น และนี่เป็นข้อเท็จจริงที่สำคัญยิ่ง การสื่อสารนั้นไม่ใช่แค่การแลกเปลี่ยนคำพูดเท่านั้น แต่เป็นมากกว่านั้น ความต้องการพื้นฐานของมนุษย์เนื่องจากในฐานะที่เป็นชิ้นส่วนของปริศนาอันยิ่งใหญ่ที่เรียกว่าจักรวาล เราจึงจำเป็นต้องมีความสัมพันธ์กับผู้คนที่เราสามารถสร้างสายสัมพันธ์ซึ่งช่วยให้เราสร้างเครือข่ายการพัฒนาส่วนบุคคล สังคม และวิชาชีพได้

บางคนอาจโต้แย้งว่าการกล่าวว่าการสื่อสารเป็นสิ่งจำเป็นนั้นเป็นการกล่าวเกินจริง อย่างไรก็ตาม หากเราพิจารณาเรื่องราวการก่อสร้าง... หอคอยบาเบลในเรื่องราวที่พระเจ้าลงโทษความทะเยอทะยานของมนุษย์โดยการริบรหัสร่วม (ภาษา) ที่พวกเขาใช้ในการสื่อสารความคิดต่างๆ เราเห็นได้อย่างชัดเจนถึงผลที่ตามมาจากการทำลายความเข้าใจซึ่งกันและกัน ซึ่งส่งผลให้เกิดหายนะ ผลที่เห็นได้ชัดที่สุดคืออนุสาวรีย์นั้นสร้างไม่เสร็จ การสื่อสาร มันเป็นเครื่องมือทรงพลังที่ช่วยให้เราทำสิ่งยิ่งใหญ่ได้เนื่องจากช่วยให้เราสามารถสร้างพันธมิตรกับเพื่อนร่วมงาน (การทำงานร่วมกัน) เพื่อเสริมสร้างความพยายามในการสร้างความเป็นจริงร่วมกัน

ในปัจจุบัน เรายังมีวิธีการสื่อสารที่ทันสมัยซึ่งอยู่กับเราตลอดเวลาและได้เพิ่มพูนขึ้นอย่างมาก ความสามารถในการเชื่อมต่อในห้วงเวลาและสถานที่ด้วยเครือข่ายเทคโนโลยี เราสามารถพูดคุยกับผู้คนได้ทุกที่บนโลก ส่งข้อความได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาที และประสานงานการดำเนินการที่ซับซ้อนกับทีมงานที่กระจายอยู่ทั่วพื้นที่ ทั้งหมดนี้เพิ่มพูนสิ่งที่ผู้เขียนบางคนเรียกว่า การเชื่อมต่อความสามารถของบุคคลและองค์กรในการเชื่อมต่อกับบริการข้อมูล การสื่อสาร และการประมวลผลที่หลากหลาย และในการสื่อสารระหว่างกันด้วยความยืดหยุ่นที่ไม่เคยมีมาก่อน

กระบวนการสื่อสารคืออะไร?

วิธีการที่เราใช้ในการสื่อสารเรียกว่าอะไร? กระบวนการสื่อสารสิ่งนี้เกี่ยวข้องกับองค์ประกอบต่างๆ ที่จัดเรียงอย่างเป็นระบบเพื่อให้การส่งต่อข้อความมีประสิทธิภาพ ไม่ใช่แค่การพูดหรือการเขียน แต่เป็นลำดับการกระทำที่เป็นระบบซึ่งช่วยให้ความคิดของคนคนหนึ่งส่งต่อไปยังอีกคนหนึ่ง ก่อให้เกิดการตอบสนอง การเปลี่ยนแปลงทัศนคติ อารมณ์ หรือการตัดสินใจ

จากมุมมองทางเทคนิค การสื่อสารถูกนิยามว่าคือ การกระทำและผลกระทบของการสื่อสารกล่าวคือ การส่งสัญญาณโดยใช้รหัสร่วมกันระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ผู้เขียนหลายท่านเน้นย้ำว่า การส่งข้อมูลและการสื่อสารนั้นแตกต่างกัน: การสื่อสารย่อมหมายถึงการตอบสนองเสมอหากผู้รับไม่แสดงปฏิกิริยาใดๆ ก็จะไม่มีการแลกเปลี่ยนที่แท้จริง มีเพียงการส่งข้อมูลทางเดียวเท่านั้น

ดังนั้นจึงกล่าวได้ว่าการสื่อสารคือ กระบวนการปฏิสัมพันธ์บุคคลหนึ่งคนหรือมากกว่า (ผู้ส่ง) ส่งข้อความโดยมีเป้าหมายเพื่อให้บุคคลหนึ่งคนหรือมากกว่า (ผู้รับ) เข้าใจและก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงหรือการตอบสนอง การตอบสนองเหล่านี้จะก่อให้เกิดปฏิกิริยาใหม่ในผู้ส่งต้นฉบับ ทำให้เกิดวงจรไปมาอย่างต่อเนื่อง คุณภาพของวงจรนี้เป็นตัวกำหนด... ประสิทธิภาพของความสัมพันธ์ ระหว่างบุคคล

แม้ว่าจะมีแง่มุมอื่นๆ ที่ต้องพิจารณา แต่สิ่งสำคัญคือต้องเน้นย้ำว่าแกนหลักของกระบวนการสื่อสารคือ... mensajeนี่คือข้อมูลที่บรรจุอยู่ และเป็นองค์ประกอบที่เราสามารถใช้ในการแบ่งปัน (และรับ) ความคิด ความรู้สึก และอารมณ์ต่างๆ ข้อความนี้สามารถแสดงออกได้ทั้งทางวาจา (คำพูดหรือข้อเขียน) และไม่ใช่ทางวาจา (ท่าทาง ท่วงท่า ความเงียบ น้ำเสียง ระยะห่างทางกายภาพ ฯลฯ) และทั้งสองระดับนี้ต่างมีอิทธิพลต่อกันและกันอย่างต่อเนื่อง

ในชีวิตประจำวัน กระบวนการนี้ปรากฏให้เห็นในสถานการณ์ที่หลากหลาย ตั้งแต่การสนทนาแบบสบายๆ ระหว่างเพื่อนฝูง ไปจนถึงการเจรจาธุรกิจที่ซับซ้อน รวมถึงบทเรียนในห้องเรียน การสนทนาออนไลน์ หรือการประชุมทีม ในทุกกรณี ตรรกะเดียวกันนี้ยังคงใช้ได้: มีคนต้องการสื่อสารบางสิ่งบางอย่างให้ผู้อื่นฟัง โดยใช้รหัสและช่องทางเฉพาะ ภายในบริบทที่กำหนด และได้รับการตอบสนองในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง

องค์ประกอบที่ประกอบกันเป็นกระบวนการสื่อสาร

เนื่องจากการสื่อสารมีความสำคัญต่อประสิทธิภาพการทำงานของมนุษย์ในชีวิตประจำวัน หลายคนจึงทุ่มเทให้กับการประเมินพัฒนาการของกระบวนการสื่อสาร องค์ประกอบที่มีอิทธิพลต่อการสื่อสาร และความเชื่อมโยงระหว่างกัน โดยมีจุดประสงค์เพื่อศึกษาอย่างละเอียดถี่ถ้วนถึงวิธีการดำเนินงาน สามารถพัฒนาเครื่องมือ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและส่งเสริมการสื่อสารในระดับต่างๆ (ส่วนบุคคล การศึกษา องค์กร สังคม ฯลฯ) องค์ประกอบต่างๆ ที่ประกอบขึ้นเป็นสิ่งนี้แสดงไว้ด้านล่าง:

• เข้าร่วม: ซึ่งรวมถึงบุคคลที่เกี่ยวข้องทั้งในการส่งและรับข้อความ พวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างความคิด การแสดงออกและการเข้ารหัสความคิด รวมถึงการรับ การตีความ และการตอบสนองต่อข้อความนั้น ในการสื่อสารของมนุษย์ทั้งหมด มีบุคคลอย่างน้อยหนึ่งคน เครื่องส่งสัญญาณ และ ตัวรับแม้ว่าบทบาทเหล่านี้มักจะสลับกันไปมาอย่างมีพลวัตก็ตาม
• เครื่องส่ง: เป็นผู้ที่สร้างข้อความ ความคิดนี้เกิดขึ้นจากบางส่วนของสมองของคุณและ จำเป็นต้องเผยแพร่ออกไปดังนั้น บุคคลที่อยู่ในบทบาทนี้จึงเข้ารหัสกระบวนการคิดเหล่านี้ผ่านทางคำพูด ท่าทาง สัญลักษณ์ หรือสัญญาณ เพื่อให้คู่สนทนาสามารถเข้าใจความคิดนั้นได้ ผู้ส่งสารยังเป็นผู้ตัดสินใจด้วยว่า... วัตถุประสงค์ในการสื่อสาร: เพื่อแจ้งให้ทราบ เพื่อโน้มน้าว เพื่อกระตุ้น เพื่อแสดงอารมณ์ เพื่อขอร้องบางสิ่งบางอย่าง เป็นต้น
• ผู้รับ: ผู้รับสารคือบุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่ได้รับสารนั้น ในบทบาทนี้ พวกเขาจะกระตุ้นกลไกในสมองเพื่อถอดรหัสสารที่เพิ่งได้รับ และสร้างความประทับใจเกี่ยวกับสารนั้น ผู้รับสารจะตีความสารนั้นตามความเข้าใจของตนเอง ประสบการณ์ก่อนหน้า อารมณ์ ความเชื่อ และบริบททางวัฒนธรรมดังนั้น ผู้รับสารจึงไม่ใช่ผู้ถูกกระทำอย่าง passively: พวกเขาเลือก จัดระเบียบ และให้ความหมายแก่สิ่งที่พวกเขารับรู้ ในกรณีของการสื่อสารแบบสองทางหรือแบบสนทนา ผู้รับสารจะสร้างการตอบสนองตามข้อความที่ได้รับ (โดยรับบทบาทเป็นผู้ส่งในกรณีนั้น)
• ข้อความ: นี่คือแนวคิดที่เราต้องการสื่อสาร และแนวคิดนี้เกิดขึ้นจากกระบวนการคิดที่ได้รับอิทธิพลจากปัจจัยต่างๆ เช่น:

1. รหัสพนักงาน: หมายถึง ภาษาภาษา ศัพท์เฉพาะ หรือสำเนียงท้องถิ่น อาจเป็นภาษาธรรมชาติ (เช่น ภาษาสเปน ภาษาอังกฤษ เป็นต้น) ภาษาทางเทคนิค (เช่น คำศัพท์เฉพาะทาง) รหัสที่ไม่ใช้คำพูด (เช่น ท่าทาง การแสดงออกทางสีหน้า) หรือระบบสัญลักษณ์ (เช่น ภาพกราฟิก ไอคอน ป้ายจราจร) การสื่อสารจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อผู้ส่งและผู้รับมีความเข้าใจในรหัสนี้ร่วมกันไม่มากก็น้อย
2. น้ำเสียง: สิ่งนี้ทำให้ เมตาเมสเซจ ซึ่งช่วยยืนยัน ขยายความ หรือแม้กระทั่งขัดแย้งกับสิ่งที่ต้องการสื่อสาร คำพูดเดียวกันอาจฟังดูอ่อนโยน ประชดประชัน ก้าวร้าว หรือเป็นกลาง ขึ้นอยู่กับน้ำเสียงที่ใช้

• ช่อง: ประกอบด้วย สื่อที่เลือกใช้ในการเผยแพร่ข้อความและช่องทางการสื่อสารนั้นมีความเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับประเภทของการสื่อสารที่เราต้องการสร้างขึ้น ช่องทางการสื่อสารมีความสำคัญ เพราะหากเราเข้ารหัสข้อความในสื่อที่ไม่เหมาะสม การสื่อสารจะล้มเหลวและข้อความจะไม่ไปถึงผู้รับที่ตั้งใจไว้ ในการสื่อสารด้วยวาจา ช่องทางการสื่อสารมักจะเป็นอากาศ (คลื่นเสียง) ในขณะที่การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร อาจเป็นกระดาษ หน้าจอ จดหมาย อีเมล หรือการสนทนา เทคโนโลยีในปัจจุบันขยายช่องทางการสื่อสารเหล่านี้ผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่ช่วยให้สามารถสื่อสารแบบเรียลไทม์ (การสนทนาทางวิดีโอ การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที) หรือแบบอะเรียลไทม์ (อีเมล ฟอรัม ข้อความที่บันทึกไว้) ได้
• บริบท: มันครอบคลุมถึง สภาพแวดล้อมโดยรอบของข้อความเราอาจรวมถึงลักษณะทางกายภาพที่บ่งบอกถึงสถานที่ที่เราสร้างการเชื่อมต่อการสื่อสาร (เสียง แสงสว่าง การจัดวางพื้นที่) แต่ยังหมายถึงองค์ประกอบทางประวัติศาสตร์ สังคม และวัฒนธรรมที่กำหนดเวลาและสภาพแวดล้อมที่กระบวนการนั้นเกิดขึ้นด้วย ข้อความเดียวกันอาจถูกตีความแตกต่างกันอย่างมากในการประชุมทางธุรกิจ ในมื้ออาหารของครอบครัว หรือในการสนทนาระหว่างคนแปลกหน้า
• ข้อเสนอแนะ: กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่ผู้รับสวมบทบาทเป็นผู้ส่งโดยการเข้ารหัสข้อความเพื่อตอบสนองต่อสิ่งเร้าที่ได้รับจากคู่สนทนา คำตอบ การให้ข้อเสนอแนะอาจเป็นได้ทั้งทางวาจา (ความคิดเห็น คำถาม การยอมรับ หรือการปฏิเสธ) หรือไม่ใช่ทางวาจา (ท่าทาง ความเงียบ การเปลี่ยนแปลงท่าทาง) การให้ข้อเสนอแนะช่วยให้คุณตรวจสอบได้ว่าข้อความนั้นได้รับการถ่ายทอดและเข้าใจอย่างประสบความสำเร็จมากน้อยเพียงใด และปรับการสื่อสารเมื่อจำเป็น

ในบางสภาพแวดล้อม เช่น ในองค์กร จะมีการแบ่งแยกย่อยเพิ่มเติมระหว่าง ช่องทางที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการช่องทางการสื่อสารอย่างเป็นทางการช่วยสร้างโครงสร้างของบริษัท (การสื่อสารอย่างเป็นทางการ รายงาน การประชุมตามลำดับชั้น) และเกี่ยวข้องกับการประสานงานและการควบคุมพฤติกรรม ส่วนช่องทางการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการเกิดขึ้นเองโดยธรรมชาติระหว่างสมาชิก (การพูดคุยกันในทางเดิน การสนทนาแบบไม่เป็นทางการ) และทำหน้าที่สำคัญในด้านต่างๆ ความสามัคคีทางสังคม การแสดงออกทางอารมณ์ และการตอบรับที่รวดเร็ว.

ลักษณะและหน้าที่ของการสื่อสารระหว่างบุคคล

ทำความเข้าใจ ลักษณะของกระบวนการสื่อสารระหว่างบุคคล มันเกี่ยวข้องกับการก้าวข้ามองค์ประกอบทางเทคนิคและวิเคราะห์ว่าทำไมผู้คนจึงสื่อสาร บทบาทของการสื่อสารในชีวิตทางสังคมคืออะไร และเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ แรงจูงใจ และการแสดงออกส่วนบุคคลอย่างไร ในกลุ่มและองค์กร การสื่อสารทำหน้าที่พื้นฐานหลายประการ

หน้าที่หลักประการแรกคือ ควบคุมการสื่อสารอย่างเป็นทางการมีจุดประสงค์เพื่อชี้นำและควบคุมพฤติกรรมของสมาชิกในกลุ่มหรือองค์กร โดยผ่านกฎระเบียบ คำแนะนำ นโยบาย การประชุม และประกาศต่างๆ ผู้คนจะได้รับทราบถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา ภารกิจที่พวกเขาต้องปฏิบัติ และขอบเขตของการกระทำของพวกเขา ตัวอย่างเช่น เมื่อพนักงานมีข้อร้องเรียนเกี่ยวกับงาน พวกเขาจะถูกขอให้สื่อสารกับหัวหน้างานโดยตรงผ่านช่องทางที่กำหนดไว้ การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการก็สามารถควบคุมได้เช่นกัน กลุ่มเองอาจกดดันผู้ที่ไม่ปฏิบัติตามความรับผิดชอบให้ปรับปรุง เนื่องจากผลการปฏิบัติงานของพวกเขาส่งผลกระทบต่อคนอื่นๆ ในกลุ่ม

หน้าที่หลักอีกประการหนึ่งคือ แรงจูงใจการสื่อสารภารกิจ วัตถุประสงค์ และผลลัพธ์อย่างชัดเจน ช่วยให้ผู้คนเข้าใจจุดประสงค์ของความพยายามของตน นอกจากนี้ คำพูดโน้มน้าวใจ ข้อความแสดงความชื่นชม และการสนทนาให้ข้อเสนอแนะ สามารถเสริมสร้างการมีส่วนร่วมและความมุ่งมั่นได้ จากมุมมองนี้ การสื่อสารจึงเป็นทรัพยากรสำหรับ เพื่อกระตุ้นประสิทธิภาพและการพัฒนาตนเองโดยมีเงื่อนไขว่าสิ่งที่พูดและสิ่งที่ทำต้องสอดคล้องกัน

การสื่อสารยังมีหน้าที่อีกอย่างหนึ่งคือ การแสดงออกทางอารมณ์และการเข้าสังคมการพูดคุยช่วยให้เราแบ่งปันความคับข้องใจ ความสุข ความกลัว และความคาดหวัง เปรียบเสมือน "วาล์วระบาย" ทางจิตวิทยา การสนทนาแบบไม่เป็นทางการในทางเดิน ระหว่างพัก หรือในพื้นที่ดิจิทัล ช่วยให้ผู้คนรู้สึกว่าได้รับการรับฟังและยอมรับ เสริมสร้างความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม ผ่านการแลกเปลี่ยนในชีวิตประจำวันเหล่านี้ เราสร้าง... พันธบัตรแห่งความไว้วางใจ และค่านิยม บรรทัดฐานโดยนัย และวิธีการปฏิบัติต่างๆ ก็ถูกส่งต่อกันไป

หน้าที่สำคัญประการที่สี่คือ อำนวยความสะดวกในการตัดสินใจการสื่อสารให้ข้อมูลที่บุคคลหรือกลุ่มต้องการเพื่อระบุตัวเลือก ประเมินทางเลือก และเลือกแนวทางปฏิบัติ หากปราศจากการไหลเวียนของข้อมูล ความคิดเห็น และการประเมินที่เพียงพอ คุณภาพของการตัดสินใจจะลดลงอย่างมาก วิธีการที่ข้อมูลเหล่านี้ถูกแบ่งปันและอภิปราย (ตัวอย่างเช่น การส่งเสริมการสนทนาแบบเปิดหรือการบังคับให้พูดฝ่ายเดียวตามลำดับชั้น) ก็มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจเช่นกัน การมีส่วนร่วมและการยอมรับ เกี่ยวกับการตัดสินใจขั้นสุดท้าย

ผู้เขียนบางคนยังแยกแยะความแตกต่างระหว่างฟังก์ชันด้วย แสดงออก ของการสื่อสาร (โดยเน้นการแสดงออกถึงความรู้สึก อัตลักษณ์ และความคิดสร้างสรรค์) และหน้าที่ของมัน ที่เป็นประโยชน์ (มุ่งเน้นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม) ส่วนหลังนี้แบ่งย่อยตาม ข้อมูล (ส่งข้อมูล ข่าวสาร คำสั่ง) และฟังก์ชัน การโน้มน้าวใจ (มีอิทธิพลต่อทัศนคติและพฤติกรรม) ในชีวิตจริง แง่มุมเหล่านี้มักผสมผสานกัน: ข้อความเดียวกันสามารถให้ข้อมูล สร้างแรงจูงใจ แสดงอารมณ์ และแสวงหาการยอมรับในแนวคิดได้

การสนทนาเป็นหัวใจสำคัญของกระบวนการสื่อสาร

ในการสื่อสารระหว่างบุคคลนั้น การสนทนา การสนทนาเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง อาจเข้าใจได้ว่าเป็นทักษะทางสังคมในการพูดคุยอย่างไม่เป็นทางการและสบายๆ ทั้งแบบเผชิญหน้าหรือผ่านช่องทางดิจิทัล กับผู้คนหลากหลายกลุ่ม เกี่ยวกับหัวข้อต่างๆ มากมาย ไม่ใช่แค่การแลกเปลี่ยนข้อมูลเท่านั้น การสนทนาเป็นพื้นที่ที่ผู้คนสามารถแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันได้ ร่วมกันสร้างความหมายพวกเขาสร้างความสัมพันธ์และสำรวจแนวคิดต่างๆ

ผู้เชี่ยวชาญบางคนเปรียบเทียบการสนทนากับ... เกมเทนนิสหัวข้อสนทนานั้นเปรียบเสมือนลูกบอลที่ถูกส่งต่ออย่างรวดเร็วจากคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง โดยทุกคนที่เกี่ยวข้องมีส่วนร่วม แต่ละคนจะเสริมสิ่งที่คนอื่นพูด ปรับปรุง ขยายความ หรือตั้งคำถาม เพื่อให้ความหมายพัฒนาไปพร้อมกัน ยิ่งการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นสมดุลมากเท่าไร (กล่าวคือ มีการพูดฝ่ายเดียวลดลง และมีการฟังอย่างตั้งใจมากขึ้น) การสนทนาก็จะยิ่งมีคุณค่ามากขึ้นเท่านั้น

ในบริบทการทำงานระดับมืออาชีพ รูปแบบการสนทนาของผู้นำมีผลกระทบอย่างมาก ผู้จัดการบางคนแทบไม่พูดคุยเลย จำกัดตัวเองอยู่แค่การออกคำสั่งสั้นๆ ในขณะที่บางคนพูดมากเกินไปจนไม่เปิดโอกาสให้ทีมแสดงความคิดเห็น ทั้งสองแบบสุดขั้วนี้อาจก่อให้เกิดความต่อต้านได้ ในทางกลับกัน สิ่งที่ได้รับการให้คุณค่าคือ... นักสนทนาในอุดมคติบุคคลที่รู้วิธีนำพาองค์กรผ่านการสนทนาที่มีความหมาย สร้างแรงบันดาลใจให้ทำสิ่งต่างๆ ได้ดีขึ้น ตั้งใจฟัง และใช้การสนทนาเพื่อสร้างแนวทางแก้ไขแบบบูรณาการ

คุณลักษณะของผู้ที่มีทักษะการสนทนาที่ดี ได้แก่ การรู้จักเพื่อนร่วมงานเป็นอย่างดี การจัดสรรเวลาสำหรับการสนทนาทั้งในบริบทที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ การไม่ด้นสดอย่างไม่รับผิดชอบเมื่อหัวข้อสนทนามีความละเอียดอ่อน และการแสดงให้เห็นถึง... ความเห็นอกเห็นใจและความรอบคอบ ในการแถลงการณ์ พวกเขาควรให้และขอรับข้อเสนอแนะ เชื่อใจผู้อื่นและมอบหมายงาน ประสานมุมมองที่ขัดแย้ง แบ่งปันข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และเผชิญหน้ากับการสนทนาที่ยากลำบากโดยตรง แทนที่จะหลีกเลี่ยง

การพัฒนาทักษะการสนทนาเหล่านี้จะช่วยเสริมสร้างความแข็งแกร่ง ลักษณะการทำงานร่วมกันของกระบวนการสื่อสารการสื่อสารไม่ได้เป็นเพียงการส่งคำสั่งหรือข้อมูลอีกต่อไป แต่กลายเป็นพื้นที่ที่บุคคลต่างๆ เจรจาความหมาย ตกลงในเรื่องการกระทำ และสร้างวิสัยทัศน์ร่วมกันซึ่งส่งเสริมความร่วมมือ

ปัจจัยที่เปลี่ยนแปลงกระบวนการสื่อสาร

บ่อยครั้งที่กระบวนการสื่อสารไม่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากข้อความไม่สามารถส่งได้ เนื่องจากการเข้ารหัสไม่ถูกต้อง หรือเนื่องจากการตีความแตกต่างไปจากที่คาดไว้ ด้วยเหตุนี้ เราจึงต้องพิจารณาองค์ประกอบต่อไปนี้และผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นต่อการสื่อสารระหว่างบุคคล

• การใช้รหัสที่ไม่ใช่ตัวแทน: เมื่อข้อมูลถูกเข้ารหัสด้วยรูปแบบที่ไม่เป็นที่เข้าใจร่วมกันของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง กระบวนการจะล้มเหลว เพราะถึงแม้ผู้รับจะเห็นข้อความ แต่ก็ไม่สามารถรับข้อความนั้นได้อย่างแท้จริง เนื่องจากขาดข้อมูลที่จำเป็นในการถอดรหัส เหตุการณ์นี้เกิดขึ้นเมื่อใช้ ศัพท์เทคนิคสำหรับผู้ที่ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญเมื่อพูดในภาษาที่อีกฝ่ายไม่เข้าใจ หรือเมื่อใช้คำศัพท์หรือคำอ้างอิงทางวัฒนธรรมที่อีกฝ่ายไม่ทราบมาก่อน
• ช่องสัญญาณรบกวน: เสียงรบกวนและสิ่งรบกวนอื่นๆ ที่ขัดขวางการดำเนินงานถือเป็นปัจจัยที่จำกัดการสื่อสาร เสียงรบกวนอาจเป็น... กายภาพ (เสียงรบกวนรอบข้าง, การเชื่อมต่อไม่ดีในการสนทนาทางวิดีโอ) จิตวิทยา (ความกังวล อคติ การขาดความเอาใจใส่) หรือ ความหมาย (คำพูดกำกวม ข้อความที่สับสน) ยิ่งระดับเสียงรบกวนสูงเท่าไร โอกาสที่จะเกิดความเข้าใจผิดก็ยิ่งมากขึ้นเท่านั้น
• การวิเคราะห์บริบท: หากผู้ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการมาจากพื้นฐานทางสังคมหรือวัฒนธรรมที่แตกต่างกัน ความเข้าใจในข้อความอาจเปลี่ยนแปลงไป เนื่องจากวิธีการตีความสิ่งเร้าอาจแตกต่างกันไปในแต่ละสภาพแวดล้อม ท่าทาง ความเงียบ การแสดงออก หรือแม้แต่ระดับความเป็นทางการที่คาดหวังไว้ อาจมีความหมายแตกต่างกันมาก การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจึงต้องอาศัยสิ่งเหล่านี้ ความอ่อนไหวทางวัฒนธรรมระหว่างประเทศ และความสามารถในการปรับเปลี่ยนข้อความให้เข้ากับบริบท

นอกจากปัจจัยเหล่านี้แล้ว ปัจจัยต่อไปนี้ก็มีอิทธิพลอย่างมากเช่นกัน: ทัศนคติส่วนบุคคล ปัจจัยของผู้เข้าร่วม ได้แก่ ความเต็มใจที่จะรับฟัง ความเปิดกว้างต่อมุมมองของผู้อื่น ระดับความไว้วางใจ สภาพอารมณ์ในขณะนั้น และแม้กระทั่งความเหนื่อยล้า ข้อความที่เขียนขึ้นอย่างดีในเชิงเทคนิคก็อาจล้มเหลวได้หากส่งในเวลาที่ไม่เหมาะสม หรือหากผู้รับมีอุปสรรคทางอารมณ์

ในด้านองค์กรนั้น มีองค์ประกอบอื่นๆ เพิ่มเข้ามา เช่น อุปสรรคเชิงลำดับชั้น (ความกลัวที่จะพูดคุยกับผู้บังคับบัญชา ข้อความบิดเบือนเมื่อส่งต่อขึ้นหรือลงในลำดับชั้น) ข้อมูลล้นเกิน (อีเมล แชท และการประชุมมากเกินไปจนไม่สามารถประมวลผลทุกอย่างได้) หรือการมีกลุ่มย่อยที่มีผลประโยชน์ขัดแย้งกัน การระบุอุปสรรคเหล่านี้เป็นขั้นตอนแรกในการออกแบบกระบวนการสื่อสารที่ชัดเจนและเข้าถึงได้ง่ายยิ่งขึ้น

จะเพิ่มประสิทธิภาพการส่งข้อความของคุณได้อย่างไร?

ในหลายๆ ด้าน การสื่อสารอย่างถูกต้องเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและส่งเสริมความสัมพันธ์ที่ดีและมีประสิทธิภาพ บุคคลจำนวนมากได้อุทิศตนเพื่อสิ่งนี้ การสังเกตพัฒนาการของกระบวนการสื่อสารและจากข้อสังเกตเหล่านี้ จึงได้มีการกำหนดแนวทางปฏิบัติที่เป็นรูปธรรมเพื่อปรับปรุงวิธีการสื่อสารข้อความของเรา

• โปรดแนบข้อความพร้อมกับ... สัญลักษณ์และสื่อที่ไม่ใช่คำพูด สิ่งเหล่านี้ช่วยเสริมสิ่งที่ต้องการสื่อสาร ภาษากายที่สอดคล้องกัน (การสบตา การพยักหน้า การรักษาท่าทางที่เปิดเผย) ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของข้อความและช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจความหมายแฝงที่คำพูดเพียงอย่างเดียวไม่สามารถสื่อได้
• สังเกตปฏิกิริยาของผู้รับสาร และประเมินว่าปฏิกิริยานั้นสอดคล้องกับเนื้อหาหรือไม่ หากไม่สอดคล้อง ให้เชิญอีกฝ่ายแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับข้อมูลที่ได้รับ การกระทำเช่นนี้แสดงถึง... ฟังที่ใช้งานอยู่ สิ่งนี้ช่วยให้สามารถตรวจจับความเข้าใจผิดและปรับเปลี่ยนการสนทนาได้อย่างรวดเร็ว
• ใช้ น้ำเสียงที่เหมาะสม และเน้นส่วนที่เราคิดว่าสำคัญ การปรับระดับเสียง ความเร็ว และจังหวะหยุด ช่วยดึงดูดความสนใจของผู้ฟังและเน้นความคิดหลักโดยไม่ต้องพูดซ้ำสิ่งเดิมตลอดเวลา
• พยายามวางตัวให้เหมาะสมเพื่อให้สามารถพิจารณาเงื่อนไขที่อาจจำกัดมุมมองของอีกฝ่ายได้ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการฝึกฝน ความเห็นอกเห็นใจทางด้านสติปัญญาและอารมณ์: จงถามตัวเองว่าคู่สนทนารู้เรื่องอะไรบ้าง รู้สึกอย่างไร กังวลเรื่องอะไร และตีความสิ่งที่เราพูดจากกรอบความคิดใด
• ประเมินประเภทของข้อความที่คุณต้องการส่ง เพื่อกำหนด... บริบทและช่องทาง เลือกช่องทางที่เหมาะสมที่สุดกับสถานการณ์ เรื่องละเอียดอ่อนมักต้องการการสื่อสารโดยตรงและเป็นการส่วนตัว ในขณะที่ข้อมูลทั่วไปสามารถสื่อสารผ่านช่องทางที่ไม่เป็นส่วนตัวได้ การเลือกช่องทางที่เหมาะสมจะช่วยลดความเสี่ยงของความเข้าใจผิดและแสดงถึงความเคารพต่อผู้รับมากขึ้น

นอกจากคำแนะนำเหล่านี้แล้ว เรายังสามารถเพิ่มเติมคำแนะนำอื่นๆ ที่ได้มาจากการศึกษาด้านการสื่อสารระหว่างบุคคลและองค์กรได้อีกด้วย ได้แก่ เตรียมข้อความล่วงหน้าเมื่อต้องตัดสินใจเรื่องสำคัญ ปรับภาษาให้เหมาะสมกับระดับความรู้ของผู้รับ ขอความคิดเห็นอย่างชัดเจน (“คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับเรื่องนี้?” “คุณคิดอย่างไร?”) สรุปประเด็นที่ตกลงกันไว้ในตอนท้าย และพร้อมที่จะรับฟังความคิดเห็นเพิ่มเติม แก้ไขหรือมีคุณสมบัติ เมื่อสังเกตเห็นว่ามีบางสิ่งบางอย่างที่ยังไม่เข้าใจอย่างถูกต้อง

ธรรมชาติของการสื่อสารระหว่างบุคคลแสดงให้เห็นว่าไม่ใช่การกระทำเชิงกลไก แต่เป็นการปฏิสัมพันธ์ที่ซับซ้อนซึ่งได้รับอิทธิพลจากรหัส ช่องทาง บริบท อารมณ์ บทบาททางสังคม และรูปแบบส่วนบุคคล ยิ่งเราเข้าใจองค์ประกอบเหล่านี้และตระหนักถึงผลกระทบของมันมากเท่าไร เราก็จะยิ่งมีความพร้อมมากขึ้นในการสร้างความสัมพันธ์บนพื้นฐานของความเข้าใจซึ่งกันและกัน แก้ไขความขัดแย้งอย่างสร้างสรรค์ และประสานงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายร่วมกัน